Auto van de zaak verkopen: waar moet u op letten?
Auto van de zaak verkopen: waar moet u op letten?
Een auto van de zaak verkopen is niet alleen een kwestie van een koper vinden en de sleutels overhandigen. De manier waarop u de auto verkoopt, kan gevolgen hebben voor uw administratie, btw en belasting. Ook maakt het verschil of de auto eigendom is van uw onderneming of via lease wordt gebruikt. Met deze aandachtspunten bereidt u de verkoop goed voor.
Controleer eerst wie eigenaar is
Staat de auto op de balans van uw onderneming en is uw bedrijf eigenaar? Dan kan de onderneming de auto verkopen. Bij een leaseauto ligt dat anders: de leasemaatschappij is doorgaans eigenaar. U kunt de auto dan meestal niet zelf verkopen. Neem contact op met de leasemaatschappij om te informeren naar de mogelijkheden, zoals het beëindigen of overnemen van het contract en eventuele afkoopkosten.
Bij financial lease kan de eigendomssituatie afhangen van de afspraken in het contract. Controleer daarom de leaseovereenkomst voordat u stappen zet.
Bepaal een realistische verkoopprijs
De verkoopprijs hangt onder meer af van het merk, model, bouwjaar, kilometerstand, onderhoudshistorie en de staat van de auto. Vergelijk vergelijkbare auto’s op verkoopplatforms en vraag eventueel een taxatie of inruilvoorstel aan. Houd er rekening mee dat een vraagprijs niet altijd hetzelfde is als de uiteindelijke verkoopprijs.
Leg de verkoop goed vast. Bewaar bijvoorbeeld de koopovereenkomst, factuur, betalingsbevestiging en eventuele correspondentie met de koper. Noteer ook de kilometerstand en beschrijf bekende schade of gebreken.
Wat gebeurt er met de boekwaarde?
Als de auto op de balans staat, heeft deze meestal een boekwaarde. Dat is de waarde waarvoor de auto op dat moment in de administratie staat, na afschrijvingen. Vergelijk de verkoopopbrengst met die boekwaarde:
- Is de opbrengst hoger dan de boekwaarde, dan kan een boekwinst ontstaan.
- Is de opbrengst lager dan de boekwaarde, dan kan er sprake zijn van een boekverlies.
De boekwinst of het boekverlies verwerkt u in de administratie van uw onderneming. De fiscale gevolgen hangen af van uw rechtsvorm en de situatie van uw bedrijf. Bespreek dit bij twijfel met uw boekhouder of accountant.
Houd rekening met de btw
Bij de verkoop van een zakelijke auto kan btw verschuldigd zijn. Dat hangt onder andere af van de btw-status van uw onderneming en van de manier waarop de auto is aangeschaft en gebruikt. In veel gevallen brengt een btw-ondernemer btw in rekening bij de verkoop van een bedrijfsauto. Er kunnen uitzonderingen of bijzondere situaties gelden, bijvoorbeeld als bij de aankoop geen btw is afgetrokken of als de auto onder een bijzondere regeling valt.
Vermeld op de factuur duidelijk de verkoopprijs en de toepasselijke btw-behandeling. Neem niet automatisch aan dat de verkoop altijd met of zonder btw moet plaatsvinden. Laat dit zo nodig vooraf controleren.
Vergeet de bijtelling en administratie niet
Gebruikt u de auto niet langer als auto van de zaak, geef de wijziging dan door aan uw administrateur of salarisverwerker. De bijtelling voor privégebruik kan stoppen zodra de auto niet meer aan u of een werknemer ter beschikking staat, maar de precieze verwerking hangt af van de datum en de omstandigheden.
Wordt de auto aan een werknemer verkocht? Zorg dan voor een zakelijke, goed onderbouwde verkoopprijs en leg de afspraken schriftelijk vast. Een verkoop voor een bedrag dat duidelijk lager is dan de marktwaarde kan fiscale gevolgen hebben.
Regel de tenaamstelling en verzekering
Bij de overdracht moet de auto op naam van de koper worden gezet. Volg hiervoor de geldende procedure van de RDW of een erkend kentekenloket. Bewaar het vrijwaringsbewijs: daarmee kunt u aantonen dat de auto niet langer op naam van uw onderneming staat. Controleer ook wanneer de verzekering en eventuele andere voertuiggebonden diensten moeten worden beëindigd of aangepast.
Geef de koper de beschikbare documenten mee, zoals onderhoudsgegevens, handleidingen en informatie over aanwezige accessoires. Verwijder bedrijfsgegevens en persoonlijke spullen uit de auto en wis gekoppelde accounts of opgeslagen navigatiegegevens.
Checklist voor de verkoop
- Controleer of uw onderneming eigenaar is of dat de auto geleased wordt.
- Zoek de boekwaarde en relevante aankoop- en onderhoudsdocumenten op.
- Bepaal een marktconforme verkoopprijs.
- Controleer de btw-behandeling voordat u de factuur opstelt.
- Leg de verkoop en betaling schriftelijk vast.
- Verwerk de verkoop, eventuele winst of het verlies en de btw in de administratie.
- Regel de tenaamstelling, het vrijwaringsbewijs en de verzekering.
- Informeer uw boekhouder of salarisverwerker over het einde van het zakelijke gebruik.
Tot slot
Een auto van de zaak verkopen vraagt om aandacht voor eigendom, leaseafspraken, btw en de boekhouding. Door de verkoopprijs goed te onderbouwen en alle documenten te bewaren, voorkomt u onduidelijkheid achteraf. De fiscale behandeling verschilt per situatie; vraag bij twijfel advies aan uw boekhouder of accountant voordat u de verkoop afrondt.
Auto van de zaak verkopen? 8 tips voor een correcte afhandeling
- Bepaal eerst de actuele marktwaarde van de auto.
- Controleer of de auto eigendom is of geleased wordt.
- Vraag bij lease na welke verkoopvoorwaarden gelden.
- Bereken de boekwaarde en mogelijke boekwinst of boekverlies.
- Verwerk btw correct bij de verkoop.
- Zorg voor een koopovereenkomst en volledige betaling.
- Meld de verkoop bij de RDW en draag de auto over.
- Bewaar alle facturen en verkoopdocumenten voor de administratie.
Bepaal eerst de actuele marktwaarde van de auto.
Bepaal voordat u uw auto van de zaak te koop zet eerst de actuele marktwaarde. Vergelijk auto’s van hetzelfde merk en model met een vergelijkbaar bouwjaar, kilometerstand, uitvoering en onderhoudsverleden. Houd ook rekening met de staat van de auto, eventuele schade en extra opties. Zo stelt u een realistische vraagprijs vast, vergroot u de kans op een vlotte verkoop en kunt u de prijs tegenover potentiële kopers goed onderbouwen.
Controleer of de auto eigendom is of geleased wordt.
Controleer vóór de verkoop of de auto eigendom is van uw onderneming of geleased wordt. Is uw bedrijf eigenaar, dan kunt u de auto doorgaans zelf verkopen. Bij lease is de leasemaatschappij meestal eigenaar en mag u de auto niet zomaar verkopen. Bekijk daarom de leaseovereenkomst en neem contact op met de leasemaatschappij om de mogelijkheden, voorwaarden en eventuele afkoopkosten te bespreken.
Vraag bij lease na welke verkoopvoorwaarden gelden.
Lease je de auto van de zaak, neem dan vóór de verkoop contact op met de leasemaatschappij. Meestal is die eigenaar van de auto en mag je deze niet zelf verkopen. Vraag welke voorwaarden gelden en informeer naar eventuele kosten voor beëindiging, afkoop of overdracht van het leasecontract. Zo weet je vooraf welke mogelijkheden je hebt en voorkom je onverwachte kosten of problemen bij de verkoop.
Bereken de boekwaarde en mogelijke boekwinst of boekverlies.
Bereken vóór de verkoop de boekwaarde van de auto: het bedrag waarvoor deze na afschrijvingen nog in de administratie staat. Vergelijk dit met de verkoopprijs. Is de verkoopprijs hoger dan de boekwaarde, dan ontstaat mogelijk een boekwinst; is deze lager, dan kan er sprake zijn van een boekverlies. Verwerk het verschil correct in de administratie en overleg bij twijfel met uw boekhouder of accountant, omdat de fiscale gevolgen afhangen van uw situatie.
Verwerk btw correct bij de verkoop.
Verwerk de btw correct bij de verkoop van uw auto van de zaak. Of u btw moet berekenen, hangt onder meer af van hoe de auto is aangeschaft en of u destijds btw heeft afgetrokken. Vermeld de juiste btw-behandeling duidelijk op de factuur en verwerk de verkoop in uw administratie. Omdat uitzonderingen kunnen gelden, is het verstandig dit vooraf met uw boekhouder of accountant te controleren.
Zorg voor een koopovereenkomst en volledige betaling.
Leg de verkoop van uw auto van de zaak altijd vast in een schriftelijke koopovereenkomst. Vermeld daarin onder meer de gegevens van de koper en verkoper, het kenteken, de kilometerstand, de verkoopprijs, de staat van de auto en de datum van overdracht. Zorg dat de volledige betaling is ontvangen voordat u de auto en de sleutels meegeeft. Bewaar de overeenkomst en het betalingsbewijs bij uw administratie; zo heeft u duidelijk bewijs van de afspraken en de verkoop.
Meld de verkoop bij de RDW en draag de auto over.
Meld de verkoop bij de RDW en zorg dat de auto officieel op naam van de koper wordt gezet. Dit kan meestal online of bij een erkend kentekenloket. Vraag na de overschrijving om het vrijwaringsbewijs en bewaar dit goed: het bevestigt dat de auto niet langer op naam van uw onderneming staat. Vanaf dat moment bent u doorgaans niet meer verantwoordelijk voor de voertuiggebonden verplichtingen, zoals de motorrijtuigenbelasting en verzekering.
Bewaar alle facturen en verkoopdocumenten voor de administratie.
Bewaar alle facturen en verkoopdocumenten zorgvuldig voor uw administratie. Denk aan de verkoopfactuur, de koopovereenkomst, betalingsbewijzen en eventuele taxatierapporten. Deze documenten onderbouwen de verkoopprijs en helpen uw boekhouder om de opbrengst, eventuele boekwinst of het boekverlies en de btw correct te verwerken.